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臺南市政府及所屬機關檔案申請應用注意事項

 

臺南市政府及所屬機關檔案申請應用注意事項

                               101711日府秘文字第1010340751A

一、臺南市政府及所屬機關(以下簡稱各機關) 為辦理檔案之閱覽、抄錄及複製等應用,特訂定本注意事項。

二、申請檔案應用,應填具檔案應用申請書,並載明下列事項,向各機關提出:

()申請人之姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住()所、電話;法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住()所。

  ()有代理人者,其姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住()所、電話及其與申請人之關係。

  ()申請項目及用途。

  ()檔案名稱或內容要旨。

  ()使用檔案原件之事由。

  ()申請日期。

三、各機關受理申請後,由其業務單位審核申請檔案應用資料,程序不符或資料不全者,應通知申請人於七日內補正;不能補正或屆期不補正者,駁回申請。

業務單位審核申請案件之准駁,應自受理申請或補正之日起三十日內,以書面載明下列事項通知申請人:

  ()駁回申請者,應敘明理由及法令依據。

  ()核准申請者,應載明核准意旨、檔案應用方式、時間、處所、注意事項、收費標準及應備相關證明文件。

四、申請檔案應用經核准者,業務單位應先備妥檔案及檔案應用簽收單。

    申請人應用檔案應於指定時間及處所,出示核准通知書及身分證明文件,由機關指定人員陪同應用。

五、檔案應用以提供複製品為原則;如有使用檔案原件之必要,應經機關核准。

    提供應用之檔案部分有檔案法第十八條規定限制應用之事項者,僅就其他部分公開或提供之,並註記於檔案應用簽收單。

檔案應用涉及著作權事項,應依著作權法及相關規定辦理。

六、申請人進入檔案應用處所,應遵守下列事項:

  ()禁止吸煙或大聲喧嘩。

  ()禁止攜帶食物、飲料、刀片、原子筆、毛筆、墨汁及修正液等易污染、毀損或塗改檔案之物品。

  ()抄寫檔案以使用鉛筆或可攜式電腦為限。

  ()暫離檔案應用處所者,應將檔案交由機關指定人員保管,不得攜出。

七、申請人應用檔案,應保持檔案資料完整,並不得有下列行為:

  ()添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

  ()拆散已裝訂完成之檔案。

  ()以其他方法破壞或變更檔案內容。

八、申請人應用檔案,違反前二點所列各款情形之一者,各機關得停止其應用;涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。

九、申請檔案應用,各機關應依檔案閱覽抄錄複製收費標準收取費用。

十、檔案應用完畢,應依下列規定辦理歸還作業:

  ()機關指定人員應當場檢視檔案之完整性,如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記並依相關規定辦理。

  ()檔案應於當日歸還,經機關指定人員點收與核對繳納費用收據無誤後,於檔案應用簽收單上註記還卷,並交付簽收單收執聯及發還身分證明文件予申請人。

  ()機關指定人員應將檔案應用申請書、審核通知書及簽收單影本併同應用檔案辦理歸還。

前項申請人不能於當日應用檔案完畢者,由機關指定人員於檔案應用簽收單上註記,並應先辦理還卷後再行調閱。

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